Publiée le 10 mars 2026 dans Appui conseil
À l’issue de chaque élection municipale, le ou la maire doit établir un procès-verbal de remise des archives communales, accompagné d’un inventaire sommaire appelé récolement. Cette démarche réglementaire permet de constater l’état des archives lors du changement d’équipe municipale et d’assurer la continuité de la gestion administrative. Le service Archives propose un accompagnement en la matière aux collectivités dans le cadre de son offre de services.
Au-delà de son caractère réglementaire, le récolement constitue un outil de gestion. Il permet de dresser un état des lieux des archives communales en identifiant notamment :
Cette démarche contribue à sécuriser la gestion administrative et à préserver le patrimoine historique de la commune.
Le procès-verbal de remise des archives formalise le transfert de responsabilité entre le ou la maire sortant·e et son ou sa successeur·e. Il doit être établi même en cas de réélection du maire.
Établi en trois exemplaires originaux et signé par les deux parties, il atteste de l’existence des archives à une date donnée. Un exemplaire doit être transmis au directeur des Archives départementales dans les semaines suivant le scrutin.
Le récolement, annexé à ce procès-verbal, recense notamment les locaux de conservation, les registres (état civil, délibérations…) et les dossiers classés par grands ensembles thématiques.
Dans le cadre de son offre de services, le service Archives peut accompagner les collectivités dans la réalisation de leur récolement.
Cette intervention, proposée au tarif de 275 € par jour, nécessite une délibération préalable autorisant le ou la maire à signer une convention avec le Centre de gestion. Des modèles de documents sont également mis à disposition pour faciliter la démarche en cliquant ici.
