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Actualités : Plan de classement des documents bureautique

Pour faire suite aux Ateliers numriques 43 organiss fin 2019 sur diffrentes problmatiques en lien avec la dmatrialisation de l'administration, les Archives dpartementales en partenariat avec le Centre de gestion ont souhait apporter une premire rponse aux attentes et interrogations en matire de classement des documents numriques.

Un groupe de travail s'est donc runi aux Archives dpartementales en fvrier 2020 avec des communes volontaires pour laborer un plan de classement bureautique permettant d'organiser les documents numriques des communes.

En ces temps de confinement et de tltravail, nous vous proposons donc ces outils pouvant faciliter la gestion de vos documents bureautiques et le partage.
vous trouverez ces documents ici :

Contact

Le service Archives Inter-collectivités a été crée afin de répondre aux besoins des collectivités en matière de classement et d’archivage.

Sa mission consiste, en liens étroits avec les Archives Départementales de la Haute-Loire, à trier, classer et inventorier les archives des collectivités territoriales.

Intervention du service Archives inter-collectivités

Les tapes pralables lintervention

  • Estimation sur place du temps de travail à réaliser selon le nombre de mètres linéaires d’archives,
  • établissement d’un devis,
  • signature d’une convention d’affectation temporaire d’un(e) archiviste entre le Centre de gestion de la Fonction publique territoriale et la collectivité.

 

Le déroulement de l’intervention de l’archiviste

Intervention sur place de larchiviste ou transfert des archives de la collectivit dans les locaux du Centre de Gestion de la Fonction Publique Territoriale :

  • classement des archives par thme et sous thmes,
  • tri des documents liminer (laboration de bordereaux dlimination, signature de ces bordereaux par le Directeur des Archives Dpartementales de la Haute-Loire),
  • cotation des documents et des botes darchives,
  • ralisation dun inventaire et dun index sous forme de base de donnes, grce un logiciel qui sappelle ARCHIVIX, cre par le service informatique du Centre de Gestion de la Fonction Publique Territoriale, qui permet ensuite au personnel de la collectivit une recherche rapide des documents. Ces documents sont galement fournis sur papier la collectivit,
  • formation du personnel la recherche des documents, partir de lindex et de linventaire, quil soit sur papier ou sur informatique, ainsi quau classement et la consultation des documents,
  • communication de quelques notions juridiques importantes relatives aux archives communales.

 

Financement

Le financement se fait par convention entre le Centre de gestion de la Fonction publique territoriale et la collectivité. Il est calculé à la journée travaillée.

Téléchargements

Conseil pour l' archivage dans les collectivites

Le classement des archives

Le délai de conservation

Récolement des archives

Visa de desctruction